Les comités

ASSISTANCE AUX CHERCHEURS

Mandat  : gérer le calendrier des bénévoles qui accueillent les membres et visiteurs lors des heures d’ouverture de la bibliothèque.

Principales activités :

• Organiser et diriger le service de garde (heures d’ouverture, visites, horaires des bénévoles);
• Recruter et former les bénévoles pour le service de garde;
• Accueillir et assister les utilisateurs dans la bibliothèque;
• Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires pour son bon fonctionnement;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole : Noël Richard, assistanceauxchercheurs@sgce.qc.ca

BÉNÉVOLAT

Mandat : Assurer le recrutement, l’intégration, la formation, le soutien et la reconnaissance des bénévoles.

Principales activités :

• Connaître les besoins de chaque activité;
• Déterminer les qualités requises pour exercer dans chacune des activités;
• Faire des entrevues des bénévoles potentiels; après acceptation, les diriger vers l’activité concernée;
• Établir une stratégie de promotion du bénévolat à la SGCE, en collaboration avec les Communications;
• En collaboration avec les Bénévoles, s’assurer que chaque bénévole reçoit une formation, des outils qui l’aideront à s’intégrer, du soutien par ses pairs;
• Reconnaître le travail des bénévoles de diverses façons, entre autres par l’organisation d’une fête des bénévoles, dans le cadre de la Semaine nationale du bénévolat;
• Vérifier périodiquement le sentiment d’appartenance des bénévoles qui assure la rétention et ce, par des critères précis, recueillir les commentaires des bénévoles sur leurs fonctions, le climat interne, etc.;
• Présenter un bilan annuel du bénévolat au CA pour analyse, apporter les correctifs requis;
• Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole  : À la recherche d’un bénévole

BIBLIOTHÈQUE

Mandat : La gestion de l’ensemble des livres, revues et autres documents (manuscrits et numérisés) de la bibliothèque. La mise en valeur des collections et leur diffusion auprès des bénévoles et des chercheurs.

Principales activités :

• Maintenir le système de classement;
• Acquérir de nouveaux livres, revues et documents d’intérêt généalogique pour la SGCE, les classer conformément au système établi;
• Recevoir les dons de volumes, livres et autres documents, en déterminer l’intérêt, les classer conformément au système établi; si nous avons déjà ces volumes en bibliothèque ou s’ils ne sont pas d’intérêt généalogique, les mettre en vente selon la procédure;
• Valider les échanges de périodiques;
• Voir à l’entretien et à la réparation des livres, revues et documents;
• Une fois par an, remettre au responsable désigné un fichier Excel de la liste du contenu de la bibliothèque afin de mettre à jour le catalogue sur le site de la SGCE;

Bénévoles : Francine Émond, Jocelyne Collette, Jeanne d’Arc et Lisette Normand-Rivard

COMMUNICATIONS

Mandat : S’assurer de la promotion et de la visibilité constante de la SGCE.

Principales activités  :

• Faire la publicité dans les médias de toutes les activités et événements;
• Faire connaître notre offre de services parmi la population et parmi nos membres au moyen de la Revue L’Entraide généalogique, du site web, du Postillon et de la page Facebook;
• Organiser des publireportages, des entrevues médiatiques, etc.;
• Voir à ce que le climat interne soit excellent;
• Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole : À la recherche d’un bénévole

CONFÉRENCES

Mandat : Organiser des conférences destinées aux membres de la SGCE et au public en général.

Bénévole  : À la recherche d’un bénévole

ENTENTES NÉGOCIÉES

Mandat  : Négocier et suivre les ententes avec nos principaux partenaires (Mes Aïeux, Institut Généalogique Drouin, Ville de Sherbrooke, etc).

Principales activités  :

• Grâce aux données transmises annuellement aux partenaires, négocier des ententes qui apporteront des bénéfices satisfaisants pour les membres;
• Transmettre annuellement aux membres les avantages des ententes négociées pour eux;
• Faire approuver par le CA ses prévisions budgétaires;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole : Paul Desfossés

Consultant bénévole : Pierre Connolly

ENTRETIEN INFORMATIQUE

Mandat  : Organiser le service informatique de la SGCE, voir à l’entretien du parc informatique et à maintenir à jour sa fonctionnalité.

Principales responsabilités :

• Recueillir et analyser les besoins de formation de la SGCE et de ses membres;
• Recruter des formateurs, des animateurs et négocier des ententes de services avec les intéressés;
• Faire approuver par le CA ses prévisions budgétaires et rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole : Paul Desfossés

Consultant bénévole : Pierre Connolly

ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX

Mandat  : Assurer la tenue de divers événements ponctuels à l’intention des membres et de la population en général.

Principales activités  :

• Tenir des activités lors des Journées de la Culture et de la Semaine de la généalogie;
• Organiser tout autre événement ou activité susceptible d’intéresser les généalogistes actuels et potentiels;
• Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires pour son fonctionnement;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole  : À la recherche d’un bénévole

Fédération Québécoise des Sociétés de Généalogie (FQSG)

Mandat  : Assurer les communications entre le CA et la Fédération québécoise des sociétés de généalogie.

Bénévole : Paul Desfossés

FINANCEMENT ET PUBLICITÉ

Mandat : En collaboration avec la Fondation des Amis de la généalogie, assurer le financement à court et à long terme de la SGCE.

Principales activités  :

• Solliciter ou renouveler des commanditaires ou des dons pour la SGCE, en particulier pour la revue L’Entraide généalogique ou pour certains événements et activités;
• Distribuer des copies des éditions antécédentes de L’Entraide généalogique à des endroits que de potentiels futurs membres sont sujets à fréquenter;
• Trouver de nouvelles sources de financement à court terme;
• Instaurer diverses formes de financement pour assurer la survie à long terme de la SGCE;
• Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires pour son fonctionnement;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole  : Gilles Samson

FONDATION DES AMIS DE LA GÉNÉALOGIE ( FAG )

Mandat  : Assurer les communications entre le conseil d’administration et la Fondation des Amis de la généalogie.

Principales activités  :

• Participer aux réunions du conseil d’administration de la Fondation (FAG);
• Transmettre les informations pertinentes entre les deux instances;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévoles  : Gilles Samson, Manon Gagné, Claire Gagnon, Paul Desfossés

FORMATION

Mandat : Organiser la formation offerte aux membres et à la population en général.

Principales activités :

• Recueillir et analyser les besoins de formation des membres;
• Recruter des formateurs, des animateurs et négocier des ententes de services avec les intéressés;
• Présenter au CA un programme de formation pour les trimestres hiver-printemps et automne;
• Assurer la logistique de chaque activité de formation : salles, accueil, équipements et autres;
• Voir à ce que l’offre de formation soit annoncée et gardée à jour sur le site Web;
• Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires pour son fonctionnement;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole : Michel Béliveau, formation@sgce.qc.ca

LA REVUE L’ENTRAIDE

Mandat  : Assurer la publication de la revue en version imprimée et fournir au webmaitre le dossier électronique.

Principales activités  :

• Publier la revue quatre fois par année : à l’hiver, au printemps, à l’été et à l’automne.
• Demander une soumission au début de chaque année à un ou plusieurs graphistes et la soumettre au conseil d’administration pour approbation.
• Se faire assister de bénévoles pour la correction des textes et la mise à la poste. Inclure la publicité fournie les publicitaires qui doivent paraître dans la revue.
• Solliciter et recevoir les textes que les membres désirent faire paraître dans la revue et voir à leur révision.
• Recevoir du graphiste la mise en pages complète de la revue et vérifier si tous les textes, photos, publicités sont présents et bien positionnés. Voir à ce que le graphiste transmette, en format requis par l’imprimeur, tous les fichiers nécessaires à l’impression de la revue.
• S’assurer que la secrétaire administrative produise à temps la liste des noms et des coordonnées des membres qui doivent recevoir la revue.
• Veiller, à la fin de chaque année, à conserver une copie PDF de chacun des numéros produits au cours de l’année et s’assurer que ces fichiers soient archivés à la Société.
• En plus de la production des quatre numéros de la revue, il peut être appelé à produire d’autres publications demandées par le conseil d’administration : numéro spécial, brochure de promotion et d’information, livre-souvenir, etc.

Bénévole :  Paul Desfossés et Denis Beaulieu et Lise Roy

Référence : Denis Beaulieu

Mandat :Préparer pour publication de produits d’intérêt généalogique.

Principales activités :

• Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires pour son fonctionnement;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Référence : Denis Beaulieu

Consultant : Pierre Connolly

SITE INTERNET

Mandat : Développer et garder à jour le site Internet de la SGCE afin qu’il soit toujours attirant, dynamique, pratique et fonctionnel.

Principales activités :

• Entretenir les rubriques et les contenus du site;
• Faire approuver par le conseil administratif les évaluations budgétaires pour la gestion du site Internet;
• Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Bénévole : Paul Desfossés

Consultant bénévole : Pierre Connolly

SERVICE DE RECHERCHE

Mandat :

1. S’assurer que les informations fournies par les chercheurs sont justes et exactes.
2. Offrir aux membres et au public les services de recherche d’actes de Baptême, Mariage, sépulture ou tout autre acte notarié.
3. Offrir diverses formes de présentation de lignées d’ascendance, d’arbres généalogiques ou de reproductions de différents actes.

Bénévole : Paul Desfossés

Collaborateurs bénévoles : Pierre Connolly, Richard Corbeil, Guylaine Lavoie, Denis Beaulieu et Lise Roy

SAISIE

Mandat : Alimenter de données BMS nos partenaires MesAieux et Généalogie Québec

Principales activités :

1. Coordonner les travaux d’une équipe de bénévoles dans la saisie de données généalogiques pour alimenter nos bases de données ainsi que satisfaire les ententes avec nos partenaires : MESAIEUX et GÉNÉALOGIE QUÉBEC.
2. Recruter, former et assurer le suivi des travaux d’une équipe de bénévoles dans la transcription et l’indexation des données recueillies.

Bénévole : Denis Morin

Collaborateur bénévole : Pierre Connolly