Les comités

Représentant au C. A. :  A déterminer

Mandat

Assurer le recrutement, l’intégration, la formation, le soutien et la reconnaissance des membres.

Principales responsabilités

. Recruter de nouveaux membres à Sherbrooke et hors Sherbrooke ;
. Réviser la cotisation annuelle qui sera différente pour les membres Sherbrooke et hors Sherbrooke ;
. Améliorer le formulaire d’adhésion afin de mieux connaître nos membres et de proposer le bénévolat ;
. Faire connaître les avantages pour les membres de faire leurs recherches dans notre Bibliothèque ;
. Recueillir les besoins en formation ;
. Suivre l’évolution des renouvellements du membership et monter une équipe qui contacte les membres qui n’ont pas renouvelé à la fin de la période prévue ;

. Faire approuver par le C.A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité ;

. Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : CE POSTE EST À COMBLER

Représentante au C. A. : Michel Béliveau

Mandat : S’assurer que des bénévoles soient disponibles pour accueillir les membres et visiteurs lors des heures d’ouverture.

Principales responsabilités

  • Organiser et diriger le service de garde (heures d’ouverture, visites, horaires des bénévoles);
  • Recruter et former les bénévoles pour le service de garde;
  • Accueillir et assister les utilisateurs dans la bibliothèque;
  • Faire approuver par le C. A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité;
  • Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable: Michel Béliveau

Mandat

Assurer le recrutement, l’intégration, la formation, le soutien et la reconnaissance des bénévoles.

Principales responsabilités

. Connaître les besoins de chaque comité ;
. Déterminer les qualités requises pour exercer dans chacun des comités ;
. Faire des entrevues des bénévoles potentiels ; après acceptation, les référer au responsable du comité concerné ;
. Établir une stratégie de promotion du bénévolat à la SGCE, en collaboration avec le responsable des Communications ;
. En collaboration avec les responsables de comités, s’assurer que chaque bénévole reçoit une formation, des outils qui l’aideront à s’intégrer, du soutien par ses pairs ;
. Reconnaître le travail des bénévoles de diverses façons, entre autres par l’organisation d’une fête des bénévoles, dans le cadre de la Semaine nationale du bénévolat ;
. Vérifier périodiquement le sentiment d’appartenance des bénévoles qui assure la rétention et ce, par des critères précis, recueillir les commentaires des bénévoles sur leurs fonctions, le climat interne, etc. ;
. Présenter un bilan annuel du bénévolat au CA pour analyse, apporter les correctifs requis ;

. Faire approuver par le C.A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité ;

. Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : CE POSTE EST À COMBLER

Représentant au C. A. : Jacques Lebel

Mandat : Gérer l’ensemble des livres, revues et autres documents (manuscrits et numérisés) de la bibliothèque et développer des outils de recherche pour faciliter la consultation. Il assure la mise en valeur des collections et leur diffusion auprès des bénévoles et des chercheurs.

Principales responsabilités

  • Maintenir le système de classement;
  • Tenue et mise à jour de l’inventaire.
  • Acquérir de nouveaux livres, revues et documents d’intérêt généalogique pour la SGCE, les classer conformément au système établi;
  • Recevoir les dons de volumes, livres et autres documents en déterminer l’intérêt, les classer conformément au système établi;  si nous avons déjà ces volumes en bibliothèque ou s’ils ne sont pas d’intérêt généalogique, les mettre en vente selon la procédure;
  • Valider les échanges de périodiques;
  • Voir à l’entretien et à la réparation des livres, revues et documents;
  • Valider et saisir les données généalogiques reçues en dons afin de les ajouter au fichier Connolly;
  • Une fois par an, remettre au responsable désgné un fichier Excel de la liste du contenu de la bibliothèque afin de mettre à jour le catalogue sur le site de la SGCE;
  • Participer à l’envoi de l’Entraide généalogique 4 fois l’an

Responsable : Francine Émond

Représentant au C. A. : Guylaine Lavoie

Mandat

S’assurer de la promotion et de la visibilité constante de la SGCE.

Principales responsabilités

. Faire la publicité dans les médias de toutes les activités et évènements produits par les divers comités ;
. Faire connaître notre offre de services parmi la population et parmi nos membres au moyen de la Revue L’Entraide, du site web, du Postillon et de la page Facebook ;

. Organiser des publireportages, des entrevues médiatiques, etc. ;

. Faire circuler l’information entre tous les comités ;

. Voir à ce que le climat interne soit excellent ;

. Faire approuver par le C.A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité ;

. Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.


Responsable : GUYLAINE LAVOIE

Représentant au C. A. : Michel Goyette

Mandat : Organiser des conférences et des activités de formation destinées aux membres de la SGCE et au public en général.

Responsable : Michel Goyette

 

Représentante au C. A. : Nicole Leblanc

Mandat : Négocier et suivre des ententes avec nos principaux partenaires (Mes Aieux, Institut Généalogique Drouin, Ville de Sherbrooke, etc).

Principales responsabilités

  • Grâce aux données transmises annuellement aux partenaires, négocier des ententes qui apporteront des bénéfices satisfaisants pour les membres;
  • Transmettre annuellement aux membres les avantages des ententes négociées pour eux;
  • Faire approuver par le C. A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité;
  • Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Denis Morin

Coopérant : Pierre Connolly

Représentant au C. A. : Michel Béliveau

Mandat : Organiser le service informatique de la SGCE, de voir à l’entretien du parc informatique et maintenir à jour sa fonctionnalité.

Principales responsabilités

  • Recueillir et analyser les besoins de formation de la SGCE et de ses membres;
  • Recruter des formateurs, des animateurs et négocier des ententes de services avec les intéressés;
  • Assurer la logistique de chaque activité de formation : salles, accueil, équipements et autres;
  • Faire approuver par le CA les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité et rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Bertrand Lapointe

Consultant : Pierre Connolly

Représentant au C. A. : Michel Goyette

Mandat : Assurer la tenue de divers évènements ponctuels a l’intention des membres et de la population en général.

Principales responsabilités

  • tenir des activités lors des Journées de la Culture et de la Semaine de la généalogie;
  • Organiser tout autre évènement ou activité susceptible d’intéresser les généalogistes actuels et potentiels;
  • Faire approuver par le C. A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité;
  • Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Lise Leblanc

Célébrations du 50ième anniversaire de la SGCE et Congrès 2018 de la FQSG

Mandat : Préparer les célébrations du 50ième anniversaire de la SGCE. En coopération avec la Fédération organiser le Congrès de la FQSG a l’automne 2018.

 

Représentant au Conseil d’Administration et responsable: Nicole Leblanc

Membres du comité : Paul Desfossés, Jacques Lebel, Christiane Ruel, Lise Leblanc, Gilles Samson, Denis Beaulieu.

Mandat : Assurer les communications entre le conseil d’administration et la Fédération québécoise des sociétés de généalogie.

Représentant au C. A. : Nicole Leblanc

Représentant au C. A. : Gilles Samson

Mandat

En collaboration avec la Fondation des Amis de la généalogie, assurer le financement à court et à long terme de la SGCE.


Principales responsabilités

• Solliciter ou renouveler des commanditaires ou des dons pour la SGCE, en particulier pour la revue L’Entraide ou pour certaines activités et évènements ;

. Trouver de nouvelles sources de financement à court terme ;
. Instaurer diverses formes de financement pour assurer la survie à long terme de la SGCE ;

. Faire approuver par le C.A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité ;
. Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Gilles Samson

Représentant au C. A. : Gilles Samson

Mandat : Assurer les communications entre le conseil d’administration et la Fondation des Amis de la généalogie.

Principales responsabilités

  • Participer aux réunions du conseil d’administration de la Fondation (FAG)
  • Transmettre les informations pertinentes entre les deux instances
  • Rédiger Les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Gilles Samson

Représentant au C. A. : Michel Béliveau

Mandat

Organiser la formation offerte membres et à la population en général.

Principales responsabilités

Recueillir et analyser les besoins de formation des membres ;
Recruter des formateurs, des animateurs et négocier des ententes de services avec les intéressés ;
. Présenter au C.A. un programme de formation pour les trimestres hiver-printemps et automne ;
Assurer la logistique de chaque activité de formation : salles, accueil, équipements et autres ;

Voir à ce que l’offre de formation soit annoncée et gardée à jour sur le site web ;
Faire approuver par le C.A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité ;
. Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Michel Béliveau

Représentant au C. A. : Denis Beaulieu

Mandat : Assurer la publication de la revue en version imprimée et fournir au comité du Web le dossier électronique.

Principales responsabilités

  • Publier la revue quatre fois par année : à l’hiver, au printemps, à l’été et à l’automne.
  • Demander une soumission au début de chaque année à un ou plusieurs graphistes et la soumettre au conseil d’administration pour approbation.
  • Demande de soumission à un ou plusieurs imprimeurs et la soumettre au conseil d’administration pour approbation.
  • Se faire assister de bénévoles pour la correction des textes, la mise en enveloppes et la mise à la poste. Le responsable du comité de la publicité lui fournit les publicités qui doivent paraître dans la revue.
  • Solliciter et recevoir les textes que les membres désirent faire paraître dans la revue et voir à leur révision.
  • Recevoir du graphiste la mise en pages complète de la revue et vérifier si tous les textes, photos, publicités sont présents et bien positionnés. Voir à ce que le graphiste transmette, en format requis par l’imprimeur, tous les fichiers nécessaires à l’impression de la revue.
  • S’assurer que la secrétaire administrative produise à temps la liste des noms et des coordonnées des membres qui doivent recevoir la revue.
  • Voir, à la réception des revues imprimées à ce que les bénévoles mettent sous enveloppes les revues qui devront être mises à la poste;
  • Assurer à la fin de chaque année d’obtenir du graphiste un CD sur lequel on retrouve une copie PDF de chacun des numéros produits au cours de l’année et assure le ou la responsable ces fichiers sont bien archivés à la Société.
  • En plus de la production des quatre numéros de la revue, il peut être appelé à produire d’autres publications demandées par le conseil d’administration : numéro spécial, brochure de promotion et d’information, livre-souvenir, etc.

Responsable : Denis Beaulieu

 

Représentant au C. A. : Paul Desfossés

Mandat : Étudier et publier les produits d’intérêt généalogique

Principales responsabilités

  • Organiser et gérer la saisie des données
  • Éditer des répertoires et gérer les données informatisées
  • Faire approuver par le C. A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité.
  • Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Denis Morin

Consultant : Pierre Connolly

Représentante au C. A. : Gilles Samson

Mandat : de s’assurer de la commandite des annonceurs dans la revue L’Entraide et communiquer aux medias locaux les principales activités de la Société. Les activités associées à ce comité consistent à favoriser la communication des informations de la Société a ses membres et de favoriser l’adhésion de nouveaux membres à travers une diffusion de ses activités.

Principales responsabilités

  • diffuser des activités et des nouveautés de la Société à travers des envois fréquents de courriels à tous les membres.
  • distribuer des copies des éditions antécédentes de l’Entraide à des endroits que de potentiels futurs membres sont sujets à fréquenter.
  • Informer les médias locaux des activités de la SGCE (ex. Sherbrooke-Hebdo, panneaux électroniques de la Ville, carnet communautaire La Tribune,
  • Solliciter ou renouveler des commanditaires ou des dons pour la SGCE.

Responsable : Gilles Samson

Représentant au C. A. : Nicole Leblanc

Mandat

Développer une stratégie pour bien planifier l’année 2018.

Principales responsabilités

. Préparer et tenir les célébrations du 50ième anniversaire de la SGCE ;
. En coopération avec la FQSG, organiser et tenir le Congrès de l’automne 2018 à Sherbrooke ;

. Faire approuver par le C.A. les prévisions budgétaires pour le fonctionnement du comité ;
. Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Nicole Leblanc

Représentant au C. A. : Paul Desfossés

Mandat : Développer et garder à jour le site Internet de la SGCE afin qu’il soit toujours attirant, dynamique, pratique, fonctionnel.

Principales responsabilités

  • Entretenir les rubriques et les contenus du site
  • Faire approuver par le Conseil administratif les évaluations budgétaires pour la gestion du site Internet.
  • Rédiger les rapports périodiques et annuels requis.

Responsable : Paul Desfossés

Consultant : Pierre Connolly