Règlements

ARTICLE 1 – DÉNOMINATION SOCIALE

La Société de généalogie des Cantons-de-l’Est inc., ci-après appelée « la Société » et aussi identifiée par son acronyme SGCE, est une corporation sans but lucratif.

ARTICLE 2 – TYPE D’ASSOCIATION

2.1 – MODE D’INCORPORATION

Fondée à Sherbrooke le 12 novembre 1968, la Société a été constituée en corporation par lettres patentes, données et scellées à Québec le 7 septembre 1976 et enregistrées le 24 septembre 1976, en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies (L.R.Q. C-38).

La Société est un organisme culturel reconnu par la Ville de Sherbrooke depuis le 28 novembre 1984.

2.2 – INTERPRÉTATION

La loi d’interprétation (L.R.Q. C-38), avec ses modifications présentes et futures, s’applique aux présents règlements généraux de la Société.

2.3 – TERMINOLOGIE

Tout terme employé dans ces règlements et désignant une personne doit être interprété tant au genre féminin qu’au genre masculin.

ARTICLE 3 – TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL

3.1 – TERRITOIRE

Le territoire couvert par la SGCE est celui de la région 05-Estrie, comprenant les sept (7) MRC suivantes : Coaticook, Le Granit, Le Haut-Saint-François, Les Sources, Le Val-Saint-François, Memphrémagog et Sherbrooke.

3.2 – SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la Société est établi en la ville de Sherbrooke et à tel endroit, en ladite ville, que le conseil d’administration pourra, de temps à autre, déterminer.

ARTICLE 4 – ARMOIRIES ET DEVISE

4.1 – ARMOIRIES

Les armoiries de la Société sont constituées d’un blason dont l’écusson est :

« d’argent chaussé, aux bords dextre et senestre d’azur, ayant au cœur l’arbre de la généalogie au tronc de sable et aux branches de sinople, chapé tiercé en pointe à la face crénelée pour signifier les générations ».

4.2 – DEVISE

La devise de la Société est : « Aux sources ancestrales par l’entraide fraternelle »

ARTICLE 5 – MISSION

Aider, soutenir et conseiller les gens qui souhaitent faire des recherches généalogiques.

ARTICLE 6 – BUTS

  1. Grouper en association les personnes intéressées à la science généalogique et promouvoir leurs connaissances dans la pratique de cette science.
  2. Organiser et tenir des conférences, réunions, assemblées, expositions pour la promotion, le développement et la vulgarisation de cette science.
  3. Imprimer, éditer, distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus; établir une bibliothèque de publications se rapportant ou connexes à la généalogie.
  4. Acheter, louer ou autrement acquérir, exploiter, hypothéquer, vendre, donner ou autrement aliéner, tout immeuble nécessaire à la réalisation des objets ci-dessus exprimés.

ARTICLE 7 – LES MEMBRES

7.1 – CATÉGORIES

La Société comprendra six (6) catégories de membres, à savoir : le membre principal, le membre associé, le membre extérieur, le membre à vie, le membre gouverneur et le membre émérite.

7.2 – MEMBRE PRINCIPAL

Un membre principal est une personne physique qui habite le territoire, tel que défini au point 3.1 et qui a payé sa cotisation annuelle. Le membre principal bénéficie de tous les services et accès aux bases de données, il peut voter à l’assemblée générale et se présenter comme administrateur au conseil d’administration.

7.3 – MEMBRE ASSOCIÉ

Un membre associé est une personne physique qui a la même adresse civique qu’un membre principal et qui a payé sa cotisation annuelle. Le membre bénéficie d’une cotisation annuelle réduite mais n’a pas accès à tous les privilèges du membre principal, il peut voter à l’assemblée générale et se présenter comme administrateur au conseil d’administration.

7.4 – MEMBRE EXTÉRIEUR

Le membre extérieur est une personne physique qui habite à l’extérieur du territoire de l’Estrie, tel que défini au point 3.1 et qui paye sa cotisation annuelle selon la grille des cotisations établie par le conseil d’administration. Le membre extérieur n’a pas droit de vote à l’assemblée générale et ne peut siéger au conseil d’administration.

7.5 – MEMBRE À VIE

Le membre à vie est un membre principal qui a payé une cotisation unique fixée par le conseil d’administration. Seul le membre principal peut-être membre à vie.

7.6 – MEMBRE GOUVERNEUR

Un membre gouverneur est un ancien président de la Société qui a payé sa cotisation annuelle.

7.7 – MEMBRE ÉMÉRITE

Le conseil d’administration peut désigner comme membre émérite tout membre en reconnaissance de services exceptionnels rendus à la Société ou pour ses travaux et la qualité remarquable de ses études en généalogie. Le membre émérite est nommé par vote unanime du conseil d’administration. Il a droit aux mêmes privilèges et avantages qu’un membre principal, mais il n’a pas à verser de cotisation.

ARTICLE 8 – COTISATION ANNUELLE

8.1 – QUALIFICATION

Une personne est membre en règle si elle répond aux conditions d’admission établies par le conseil d’administration et qu’elle a payé sa cotisation.

8.2 – COTISATION

La cotisation annuelle est payée au taux et au moment déterminé par le conseil d’administration. Les étudiants peuvent bénéficier d’un tarif réduit.

8.3 – CARTES DE MEMBRES

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membres numérotées.

8.4 – OBLIGATIONS DES MEMBRES

  1. Tout membre s’engage à prendre connaissance et à respecter les présents statuts et règlements de la Société, disponibles sur le site Internet de la SGCE.
  2. Tout membre s’engage à prendre connaissance et à respecter le Code d’éthique de la Fédération québécoise des sociétés de généalogie (FQSG), adopté par le conseil d’administration de la SGCE et disponible sur le site Internet de la SGCE.

8.5 – RETRAIT ET DÉMISSION D’UN MEMBRE

Tout membre peut se retirer en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, de préférence par écrit, au secrétaire de l’organisme. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception de l’avis ou à la date précisée dans l’avis. Aucune demande de remboursement  de la cotisation annuelle ne peut être acceptée.

8.6 – MOTIFS DE SUSPENSION ET EXPULSION D’UN MEMBRE

Un membre est passible de suspension et d’expulsion s’il refuse de se conformer aux règlements généraux, au code d’éthique de la FSGQ, aux politiques, règles et décisions du conseil d’administration ou s’il cause un préjudice grave à la Société.

8.7 – PROCÉDURES DE SUSPENSION ET D’EXCLUSION

  1. De sa propre initiative ou à la réception d’une plainte écrite et motivée, le conseil d’administration, ou un comité délégué par celui-ci, détermine la recevabilité de la plainte et, avant de se prononcer sur la suspension ou l’exclusion d’un membre, doit, par avis écrit, lui faire part des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.
  2. La décision du comité mandaté par le conseil devient exécutive et est sans appel.

ARTICLE 9 – LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

9.1 – COMPOSITION

L’assemblée générale est composée de tous les membres en règle de la Société.

9.2 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

  1. L’assemblée générale annuelle des membres de la Société a lieu à la date et à l’endroit que le conseil d’administration fixe chaque année, mais avant l’expiration des quatre (4) mois suivant la fin de la dernière année financière de la Société.
  2. Avis de convocation : Toute assemblée générale annuelle est convoquée par envoi transmis aux membres par le conseil d’administration. La convocation est transmise au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée. L’avis de convocation s’accompagne d’un projet d’ordre du jour.
  3. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :
  • L’adoption des procès-verbaux des assemblées générales (annuelle et spéciales) survenue depuis la dernière assemblée annuelle.
  • La réception du rapport de la présidence et des rapports des différents comités s’il y a lieu.
  • La réception des états financiers annuels.
  • L’adoption du budget pour la prochaine année.
  • La ratification des règlements généraux (nouveaux ou modifiés) proposés par le conseil d’administration.
  • L’élection ou la réélection des administrateurs de la Société.

9.3 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

  1. Une assemblée générale spéciale peut-être convoquée à la demande expresse de la présidence, du conseil d’administration ou sur demande écrite signée par au moins dix (10) membres en règle. Toute demande émanant des membres est envoyée par écrit au conseil d’administration et doit indiquer le sujet à inscrire à l’ordre du jour.
  2. Avis de convocation : Le conseil d’administration doit convoquer tous les membres dans un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et d’au plus dix (10) jours suivant la réception de la demande. Cette convocation est envoyée par la poste ou par moyen électronique et doit contenir la date, l’heure et l’endroit de la réunion ainsi que le sujet à l’ordre du jour.
  3. Ordre du jour : Aucun autre sujet ne peut être inscrit à l’ordre du jour accompagnant l’avis de convocation ou traité au cours d’une assemblée générale spéciale.

9.4 – QUORUM

Quinze (15) membres en règle, présents en personne, constituent un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire n’est transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l’assemblée. Le quorum doit être maintenu durant toute l’assemblée.

9.5 – VOTE

À toutes les assemblées des membres, seuls les membres en règle ont droit de vote, sauf les membres extérieurs, chaque membre n’ayant droit qu’à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides.

À toutes les assemblées, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel est le désir d’au moins cinq (5) membres, par scrutin secret, à l’exception de la procédure d’élection telle que décrite au point 10.5. Sauf dispositions contraires, les questions soumises sont décidées à la majorité simple (50 % + 1) des voix des membres en règle présents. En cas d’égalité de voix, la personne occupant la présidence a un second vote ou vote prépondérant.

ARTICLE 10 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

10.1 – NOMBRE D’ADMINISTRATEURS

Le conseil d’administration de la Société se compose de onze (11) membres.

10.2 – ÉLIGIBILITÉ

Tout membre en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration, à l’exception des membres extérieurs. Les administrateurs sortants sont rééligibles jusqu’à un maximum de quatre (4) années consécutives.

10.3 – DURÉE DES FONCTIONS

  1. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée générale au cours de laquelle il a été nommé ou élu.
  2. Afin d’assurer une continuité dans la gestion des affaires de la Société, les années paires, des élections permettent le renouvellement de cinq (5) postes d’administrateur. Les années impaires, des élections permettent le renouvellement de six (6) postes d’administrateur.
  3. Les membres du conseil d’administration sont élus pour un mandat de deux (2) ans. Un administrateur ne peut remplir plus de deux (2) mandats consécutifs.
  4. À l’unanimité, le conseil d’administration peut accorder un troisième (3e) mandat à un administrateur, dans une situation particulière.

10.4 – ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

Les administrateurs sont élus chaque année par les membres en règle et présents à l’assemblée générale, sauf les membres extérieurs, et selon la procédure d’élection décrite ci-après.

10.5 – PROCÉDURES D’ÉLECTION

  1. L’assemblée élit, parmi les membres qui ne se portent pas candidats à un des postes ouverts, un président et un secrétaire d’élection et, s’il y a lieu, des scrutateurs chargés de décompter les votes.
  2. Le président d’élection invite les membres à soumettre leur candidature ou à soumettre la candidature d’un autre membre pour l’un ou l’autre des postes à combler.
  3. Dans le cas où il n’y a qu’un seul candidat intéressé par poste disponible, l’élection a lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que de postes vacants, une élection se tient par scrutin secret.

10.6 – VACANCES

  1. Le conseil d’administration doit chercher à pourvoir tout poste d’administrateur resté vacant suite à l’assemblée générale annuelle.
  2. Lorsqu’une vacance survient en cours de mandat, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de la combler en nommant au poste vacant une personne de leur choix qui convient pour la nature du poste laissé vacant.
  3. La personne qui comble un poste d’administrateur ne demeure en fonction que le reste du terme non expiré de son prédécesseur.
  4. Si des démissions surviennent en cours d’année, menaçant la gestion de la Société par manque d’un quorum suffisant, le conseil d’administration doit exceptionnellement convoquer une assemblée spéciale pour procéder à des élections dans les trente (30) jours.

10.7 – RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

  1. Présente, préférablement par écrit, sa démission au conseil d’administration ou lors d’une assemblée du conseil d’administration ;
  2. Décède, est malade ou devient interdit ;
  3. Omet de se présenter à trois (3) assemblées consécutives du conseil d’administration pour lesquelles il a été convoqué, et ce sans justification ;
  4. Cesse de posséder les qualifications requises.

10.8 – RÉMUNÉRATION

Aucun administrateur, ni même les officiers, ne sont rémunérés pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution pour rembourser les administrateurs des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

ARTICLE 11 – ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

11.1 – FRÉQUENCE DES ASSEMBLÉES

Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.

11.2 – CONVOCATION

Les réunions du conseil d’administration seront convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition de la présidence, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration.

11.3 – AVIS DE CONVOCATION

L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration peut être écrit ou verbal. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24) heures. Si tous les membres du conseil d’administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.

11.4 – QUORUM

Une majorité des membres en exercice du conseil d’administration devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée.

11.5 – VOTE

Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité simple (50 % plus 1) des voix, chaque membre du conseil d’administration, y compris la présidence, ayant droit à un seul vote. Le vote par procuration n’est pas permis. S’il y a égalité des voix lors d’un vote, la présidence est autorisée à le reporter à une prochaine assemblée.

ARTICLE 12 – LES OFFICIERS

12.1 – DÉSIGNATION

Le comité exécutif de la Société comprendra quatre officiers qui occuperont les postes suivants : la présidence, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie.

12.2 – ÉLECTIONS DES OFFICIERS

Le conseil d’administration devra, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle des membres, et par la suite, lorsque les circonstances l’exigeront, élire les officiers de la Société. Ceux-ci seront élus parmi les membres du conseil d’administration.

12.3 – DÉLÉGATION DES POUVOIRS

Au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de la Société, ou pour toute autre raison jugée satisfaisante par le conseil d’administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du conseil d’administration.

12.4 – PRÉSIDENCE

Le président est l’officier exécutif en chef de la Société. Il préside toutes assemblées du conseil d’administration et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature. Il est membre d’office de tous les comités mandatés par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale des membres. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.

12.5 – VICE-PRÉSIDENCE

En cas d’absence ou d’incapacité du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions.

12.6 – SECRÉTARIAT

Le secrétaire assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il rédige les procès-verbaux des assemblées générales et spéciales des membres, des assemblées du conseil d’administration. Après l’adoption d’un procès-verbal, il le signe conjointement avec le président. Il a la charge du livre des procès-verbaux et de tout autre registre corporatif. Il remplit toute autre fonction qui lui est attribuée par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

 12.7 – TRÉSORERIE

Le trésorier a la charge et la garde des fonds de la Société et de ses livres de comptabilité. Il perçoit les cotisations, contributions, subventions et autres recettes, qu’il dépose dans une institution financière selon les instructions du conseil d’administration. Il tient à jour une liste ou un fichier des membres. Il soumet un état financier de la Société à l’assemblée annuelle des membres. Il remplit toute fonction qui lui est attribuée par le conseil d’administration.

12.8 – VACANCES

Si le poste de l’un des officiers de la Société devient vacant, par suite du décès, de résignation ou de toute autre cause quelconque, le conseil d’administration, par résolution, peut élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier reste en fonction pour la durée non écoulée du terme de l’officier ainsi remplacé.

ARTICLE 13 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

13.1 – ANNÉE FINANCIÈRE

L’exercice financier de la Société se termine le 31 décembre de chaque année.

13.2 – LIVRES DE COMPTABILITÉ

Le conseil d’administration tient par le trésorier ou sous son contrôle, des livres ou des logiciels de comptabilité dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés, tous les biens détenus par la Société et toutes ses dettes ou obligations, de même que toute autre transaction financière de la Société. Ces livres ou ces logiciels sont tenus au siège social de la Société ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration et sont ouverts en tout temps à l’examen du président ou du dit conseil.

13.3 – VÉRIFICATION

Les états financiers peuvent être vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l’assemblée générale. Aucun administrateur ou officier de l’organisme, ni aucune personne qui leur est associée, ne peut être nommé vérificateur. À moins d’y être soumis par un organisme subventionnaire, un tel exercice demeure facultatif pour la Société.

13.4 – EFFETS BANCAIRES

  1. Sauf pour les dons reçus dans un but spécifique, l’argent perçu par contribution, cotisation et don, sert à régler les dépenses encourues pour l’administration de la Société.
  2. Tout déboursé important, spécial ou extraordinaire doit être approuvé par le conseil d’administration avant d’engager la dépense.
  3. Tous les paiements se feront par chèque ou par transaction électronique sécurisée, à l’exception de ceux de la caisse d’opération.
  4. Le conseil d’administration déterminera, par résolution, le montant d’argent qui sera mis dans la caisse d’opération.
  5. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société seront signés par deux (2) d’au moins trois (3) personnes habilitées par le conseil d’administration, soit l’une de celles qui occupe le poste de la trésorerie, de la présidence et de la vice-présidence.

13.5 – SIGNATURE DES AUTRES DOCUMENTS

Les contrats et autres documents requérant la signature de la Société, sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par la présidence et l’un des autres officiers du conseil d’administration. Tous les contrats et autres documents portant ces deux (2) signatures engagent la Société sans autre formalité.

ARTICLE 14 – AUTRES DISPOSITIONS

14.1 – COMITÉS

Le conseil d’administration pourra, par résolution, créer divers comités pour le bon fonctionnement de la Société et la poursuite de ses buts. Les membres de ces comités seront nommés par le conseil d’administration et tout membre de la Société pourra en faire partie.

14.2 – MODIFICATIONS AUX PRÉSENTS RÈGLEMENTS

Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui sera en vigueur dès son adoption jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.

Conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers (2/3) des membres présents, ayant droit de vote, lors de l’assemblée générale annuelle de la Société.

Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de la Société doit être expédié avec l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification.

Si l’abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n’est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

14.3 – DISSOLUTION ET LIQUIDATION

La dissolution de la Société doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres présents, ayant droit de vote, lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de la Société, après paiement de tous les comptes à payer et l’acquittement de tous les passifs, sont dévolus, après la décision des membres prise en assemblée spéciale, à un ou plusieurs organismes ou institutions ayant la même mission ou exerçant une activité analogue sur le territoire des Cantons-de-l’Est.

Statuts et règlements généraux modifiés adoptés par le conseil d’administration le 18 novembre 2013 et approuvés par les membres lors de l’assemblée générale annuelle le 8 avril 2014.

Modifications adoptées lors de l’assemblée générale du 4 avril 2017. Document mis à jour le 18 avril 2017.

Modification adoptée lors de l’assemblée générale du 8 avril 2018. Document mis à jour le 17 avril 2018.

Modification adoptée à l’assemblée générale du 31 mars 2019. Document mis à jour le 1er avril 2019.