Réglements

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la corporation est établi en la cité de Sherbrooke et à tel endroit en ladite cité que le conseil d’administration de la corporation pourra de temps à autre déterminer.

2. SCEAU

Le sceau dont l’impression apparaît ici en marge est adopté et reconnu comme le sceau de la corporation.

LES MEMBRES

3. CLASSES

La corporation comprendra deux catégories de membres, à savoir les membres actifs et les membres honoraires.

4. MEMBRES ACTIFS

Tous les membres en règle de la Société de généalogie des Cantons de l’Est sont automatiquement des membres en règle (ayant payé la contribution annuelle) de la Fondation A.G. sans frais d’adhésion ni cartes de membres.

5. MEMBRES HONORAIRES

Il sera loisible au conseil d’administration, par résolution, de désigner toute personne comme membre honoraire de la corporation, pourvu toutefois que le nombre total des membres honoraires en exercice ne représente pas plus que dix pour cent (10%) du nombre total des membres actifs en règle. Les membres honoraires n’auront aucune contribution annuelle ou autre à verser. Ils auront droit d’assister aux assemblées générales ou spéciales des membres, mais sans y avoir droit de vote. Ils ne seront pas éligibles comme membres du conseil d’administration ni comme officier de la corporation.

6. CONTRIBUTIONS

Les contributions, hebdomadaires, mensuelles ou autres qui devront être versées à la corporation par ses membres actifs seront établies aux taux et seront payables aux périodes qui seront de temps à autre déterminées par résolution du conseil d’administration.

7. CARTES DE MEMBRES

Il sera loisible au conseil d’administration, aux conditions qu’il pourra déterminer, de pourvoir à l’émission des cartes à tout membre actif en règle. Pour être valides, ces cartes devront porter la signature du secrétaire en exercice.

8. SUSPENSION ET EXPULSION

Le conseil d’administration pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements de la corporation ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à la corporation. La décision du conseil d’administration, à cette fin sera finale et sans appel, et le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra de temps a autre déterminer.

9. DÉMISSION

Tout membre actif ou honoraire pourra démissionner comme tel, en adressant un avis écrit au secrétaire de la corporation. Toute démission ne vaudra qu’après acceptation par le conseil d’administration et ne prendra effet que le premier jour du mois suivant telle acceptation. La démission d’un membre actif ne libère pas du paiement de toute contribution due à la corporation jusqu’au jour où telle démission prend effet.

LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

10. ASSEMBLÉE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle des membres de la corporation aura lieu à la date que le conseil d’administration fixera chaque année, mais avant l’expiration des quatre mois suivants la fin de la dernière année fiscale de la corporation. Elle sera tenue au siège social de la corporation.

11. ASSEMBLÉES SPÉCIALES

Toutes les assemblées générales spéciales des membres seront tenues au siège social de la corporation et selon que les circonstances l’exigeront. Il sera loisible au président ou au conseil d’administration de convoquer toutes telles assemblées. De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins 10% des membres actifs en règle, et cela dans les huit (8) jours suivants la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale. À défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

12. AVIS DE CONVOCATION

Toute assemblée des membres sera convoquée au moyen d’un avis écrit fait électroniquement, par la poste ou par lettres recommandées adressées à leurs lieux de résidence inscrits dans les registres de la corporation entre autres. Le délai de convocation de toute assemblée des membres sera d’au moins quarante-huit (48) heures, sauf dans le cas d’urgence alors ce délai pourra n’être que de six (6) heures. La présence d’un membre actif à une assemblée quelconque couvrira le défaut d’avis quant à ce membre.

13. QUORUM

Trois (3) membres actifs en règle, présents en personne, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l’assemblée.

14. VOTE

À toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle auront droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides. À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert ou, si tel est le désir d’au moins cinq (5) membres, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents. Au cas d’égalité de voix, le président à un second vote ou vote prépondérant.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

15. NOMBRE

Les affaires de la corporation seront administrées par un conseil d’administration composé de cinq (5) membres.

16. GENS D’ÉLIGIBILITÉ

Tout membre actif en règle sera éligible comme membres du conseil d’administration et pourra remplir telles fonctions.

17. DURÉE DES FONCTIONS

Tout membre du conseil d’administration entrera en fonctions à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeurera en fonctions jusqu’à la deuxième assemblée annuelle suivante ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu, à moins que dans l’intervalle il n’ait été retiré en conformité des dispositions du présent règlement.

18. ÉLECTION

Les membres du conseil d’administration sont élus chaque année par les membres actifs, au cours de leur assemblée générale annuelle. Tout membre sortant de charge est rééligible s’il possède les qualifications requises.

Toute vacance survenue dans le conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, peut être remplie par les membres de conseil d’administration demeurant en fonctions, par résolution, pour la balance non expirée du terme pour lequel le membre du conseil d’administration cessant ainsi d’occuper ses fonctions avait été élu ou nommé.

19. ADMINISTRATEUR RETIRÉ

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout membre :
a) qui offre par écrit sa démission au conseil d’administration, à compter du moment où celui-ci, par résolution, l’accepte; ou
b) qui cesse de posséder les qualifications requises

20. RÉMUNÉRATION

Les membres du conseil d’administration ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tels.

ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

21. DATE DES ASSEMBLÉES

Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire

22. CONVOCATION

Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration. Le président pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du conseil d’administration.

23. AVIS DE CONVOCATION

L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration peut être fait électroniquement, ou par la poste, ou par lettres recommandées adressées à leurs lieux de résidence inscrits dans les registres de la corporation entre autres. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24)heures, mais en cas d’urgence ce délai pourra n’être que de deux (2) heures. Si tous les membres du conseil d’administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.

24. QUORUM ET VOTE

Une majorité des membres en exercice du conseil d’administration devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.

LES OFFICIERS

25. DÉSIGNATION

Les officiers de la corporation seront le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et deux directeurs. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et dans ce cas pourra être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier.

26. ÉLECTION

Le conseil d’administration devra, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigeront, élire les officiers de la corporation. Ceux-ci seront élus parmi les membres du conseil d’administration, sauf pour le secrétaire et le trésorier qui pourront être ou ne pas être membres du conseil d’administration.

27. RÉMUNÉRATION

Aucun officier de la corporation ne sera rémunéré comme tel.

28. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de la corporation ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du conseil d’administration.

29. PRÉSIDENT

Le président est l’officier exécutif en chef de la corporation. Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents è sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.

30. VICE-PRÉSIDENT

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions.

31. SECRÉTAIRE

Il assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde du sceau de la corporation, de son livre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs.

32. TRÉSORIER

Il a la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et des dettes et des recettes et déboursés de la corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers de la corporation.

33. VACANCES

Si les fonctions de l’un quelconque des officiers de la corporation deviennent vacantes, par suite du décès ou de la résignation ou de toute autre cause quelconque, le conseil d’administration, par résolution, pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier restera en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de l’officier ainsi remplacé.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

34. ANNÉE FINANCIÈRE

L’exercice financier de la corporation se terminera le 31 décembre de chaque année ou à toute autre date qu’il plaira au conseil d’administration de fixer de temps à autre.

35. LIVRES ET COMPTABILITÉ

Le conseil d’administration fera tenir par le trésorier de la corporation ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la corporation, tous les biens détenus par la corporation et toutes ses dettes et obligations, de même que toutes autres transactions financières de la corporation. Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de la corporation et seront ouverts en tout temps à l’examen du président ou du conseil d’administration.

36. VÉRIFICATION

Les livres et états financiers de la corporation seront vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.

37. EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.

38. CONTRATS

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation seront au préalable approuvés par le conseil d’administration lorsque la loi ou la charte l’exige et seront ensuite signés par les personnes mandatées du conseil.

DIVERS

Tous les fonds de la Fondation A.G. sont et seront dévolus à la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est.

La Fondation A.G. aura toujours un délégué de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est, membre du conseil d’administration, siégeant à titre d’administrateur de la Fondation A.G.