Règlements et statuts
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
ARTICLE 1 – DÉNOMINATION SOCIALE
La FONDATION DES AMIS DE LA GÉNÉALOGIE INC., ci-après appelée « la Fondation », aussi identifiée par son acronyme F.A.G. ou l’abréviation Fondation A.G., est une corporation sans but lucratif créée par la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est.
ARTICLE 2 – TYPE D’ASSOCIATION
2.1 – MODE D’INCORPORATION
Fondée à Sherbrooke, la Fondation a été constituée en corporation par lettres patentes, données et scellées à Québec le 5 février 1980 et enregistrées le 25 mars 1980 en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies (L.R.Q. C-38).
2.2 – INTERPRÉTATION
La loi d’interprétation (L.R.Q. C-38) avec ses modifications présentes et futures s’applique aux présents règlements généraux de la Fondation.
2.3 – TERMINOLOGIE
Tout terme employé dans ces règlements et désignant une personne doit être interprété tant au genre féminin qu’au genre masculin.
2.4 – SIÈGE SOCIAL
Le siège social de la corporation est établi en la ville de Sherbrooke et à tel endroit, en ladite ville, que le conseil d’administration de la corporation pourra, de temps à autre, déterminer.
2.5 – MISSION
Organiser des activités de financement, faire des levées de fonds et de la sollicitation auprès d’entreprises, d’organismes et du public. Tout l’argent recueilli par la Fondation est et sera dévolu à la mission de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est.
ARTICLE 3 – LES MEMBRES
3.1 – CLASSES
La corporation comprendra deux catégories de membres.
3.2 – MEMBRE RÉGULIER
Tous les membres en règle de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est sont automatiquement des membres en règle de la F.A.G., sans frais d’adhésion ni carte de membre.
3.3 – MEMBRE CORPORATIF
Le membre corporatif est une entreprise, une organisation ou une association qui est en accord avec la mission de la F.A.G. et dont l’adhésion est approuvée par le conseil d’administration chaque année.
3.4 – OBLIGATION DES MEMBRES
Tout membre s’engage à prendre connaissance et à respecter les présents règlements de la Fondation, disponibles sur le site Internet de la SGCE.
3.5 – MOTIFS DE SUSPENSION ET EXPULSION D’UN MEMBRE
Un membre est passible de suspension et d’expulsion s’il refuse de se conformer aux règlements généraux, aux politiques, règles et décisions du conseil d’administration ou s’il cause un préjudice grave à la Fondation. Tout membre suspendu ou exclu de la Fondation l’est automatiquement de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est et vice versa.
3.6 – RETRAIT ET DÉMISSION D’UN MEMBRE
Tout membre peut se retirer en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, de préférence par écrit, au secrétaire de l’organisme. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception de l’avis ou à la date précisée dans l’avis. Tout membre qui se retire ou démissionne de la F.A.G. se retire ou démissionne automatiquement de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est et vice versa.
ARTICLE 4 – LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
4.1 – COMPOSITION
L’assemblée générale est composée de tous les membres en règle de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est ainsi que des membres corporatifs dûment agréés par le conseil d’administration.
4.2 – ASSEMBLÉE ANNUELLE
a) L’assemblée générale annuelle des membres de la corporation aura lieu à la date que le conseil d’administration fixera chaque année, mais avant l’expiration des quatre mois suivant la fin de la dernière année fiscale de la corporation.
b) Avis de convocation : Toute assemblée générale annuelle est convoquée par envoi transmis aux membres par courriel, infolettre ou courrier postal par le conseil d’administration. La convocation est transmise au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée. L’avis de convocation s’accompagne d’un projet d’ordre du jour.
c) L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :
• L’adoption des procès-verbaux des assemblées générales (annuelle et spéciales) survenue depuis la dernière assemblée annuelle.
• La réception du rapport de la présidence.
• La réception des états financiers annuels.
• La ratification des règlements généraux (nouveaux ou modifiés) proposés par le conseil d’administration.
• L’élection ou la réélection des administrateurs de la Fondation.
4.3 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE
Une assemblée générale spéciale peut-être convoquée à la demande expresse de la présidence, du conseil d’administration ou sur demande écrite signée par au moins dix (10) membres en règle. Toute demande émanant des membres est envoyée par écrit au conseil d’administration et doit indiquer le sujet à inscrire à l’ordre du jour.
a) Avis de convocation : Le conseil d’administration doit convoquer tous les membres dans un délai d’au moins quarante-huit (48) heures, et d’au plus dix (10) jours, suivant la réception de la demande. Cette convocation est envoyée par la poste ou par moyen électronique et doit contenir la date, l’heure et l’endroit de la réunion ainsi que le sujet à l’ordre du jour.
b) Ordre du jour : Aucun autre sujet ne peut être inscrit à l’ordre du jour accompagnant l’avis de convocation ou traité au cours d’une assemblée générale spéciale.
4.4 – QUORUM
Quinze (15) membres en règle, présents en personne, constituent un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire n’est transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l’assemblée.
4.5 – VOTE
À toute assemblée des membres, seuls les membres en règle ont droit de vote, chaque membre n’ayant droit qu’à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides.
À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel est le désir d’au moins cinq (5) membres, par scrutin secret. Sauf dispositions contraires, les questions soumises sont décidées à la majorité simple (50 % + 1) des voix des membres en règle présents. En cas d’égalité de voix, la personne occupant la présidence a un second vote ou vote prépondérant.
ARTICLE 5 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 – COMPOSITION
Le conseil d’administration se compose principalement de gens d’affaires membres en règle.
Le président ou la présidente de la SGCE est membre d’office du conseil d’administration. En cas d’impossibilité ou de refus de sa part, un autre membre du CA de la SGCE peut être délégué.
5.2 – NOMBRE D’ADMINISTRATEURS
Le conseil d’administration de la Fondation se compose d’au moins cinq (5) membres.
5.3 – ÉLIGIBILITÉ
Est éligible au conseil d’administration toute personne qui croit en la mission de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est et qui veut participer activement à la recherche de financement.
5.4 – DURÉE DES FONCTIONS
Tout membre du conseil d’administration entrera en fonction à la date où il a été nommé ou élu. Il demeurera en fonction pour deux (2) ans ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé ou élu, à moins que dans l’intervalle, il n’ait été retiré en conformité des dispositions du présent règlement. À l’unanimité, le conseil d’administration peut accorder un troisième (3e) mandat à un administrateur, dans une situation particulière.
5.5 – ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS
Les administrateurs sont élus chaque année par les membres en règle et présents à l’assemblée générale.
Les candidatures peuvent être faites par procuration si la personne ne peut être présente à l’assemblée générale annuelle. Le conseil d’administration peut, en cours d’exercice, pourvoir les postes vacants.
5.6 – RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout membre :
a) qui offre par écrit sa démission au conseil d’administration, à compter du moment où celui-ci, par résolution, l’accepte; ou
b) qui cesse de posséder les qualifications requises; ou
c) qui a plus de deux (2) absences non justifiées.
5.7 – RÉMUNÉRATION
Aucun administrateur, ni même les officiers, ne sont rémunérés pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution pour rembourser les administrateurs des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions.
ARTICLE 6 – ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
6.1 – DATE DES RÉUNIONS
Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.
6.2 – CONVOCATION
Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration.
6.3 – AVIS DE CONVOCATION
L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration peut être fait électroniquement, ou par la poste, ou par lettres recommandées adressées à leur lieu de résidence inscrit dans les registres de la corporation entre autres. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24) heures, mais en cas d’urgence ce délai pourra n’être que de deux (2) heures. Si tous les membres du conseil d’administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.
6.4 – QUORUM ET VOTE
Une majorité des membres en exercice du conseil d’administration devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.
ARTICLE 7 – LES OFFICIERS
7.1 – DÉSIGNATION
Les officiers de la corporation seront le président, le secrétaire et le trésorier.
7.2 – ÉLECTION
Le conseil d’administration, à sa première réunion, devra nommer les officiers de la corporation. Ceux-ci seront nommés parmi les membres du conseil d’administration.
7.3 – DÉLÉGATION DE POUVOIRS
Au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de la corporation ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du conseil d’administration.
7.4 – PRÉSIDENT
Le président est l’officier exécutif en chef de la corporation. Il préside toutes les réunions du conseil d’administration et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.
7.5 – SECRÉTAIRE
Il assiste à toutes les réunions des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde du livre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs.
7.6 – TRÉSORIER
Il a la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés de la corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers de la corporation.
7.7 – VACANCES
Si le poste de l’un des officiers de la Société devient vacant, par suite du décès ou de résignation ou toute autre cause quelconque, le conseil d’administration, par résolution, peut élire ou nommer une autre personne pour remplir cette vacance, et cet officier reste en fonction pour la durée non écoulée du terme de l’officier ainsi remplacé.
ARTICLE 8 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES
8.1 – ANNÉE FINANCIÈRE
L’exercice financier de la corporation se terminera le 31 décembre de chaque année.
8.2 – LIVRES DE COMPTABILITÉ
Le conseil d’administration tient, par le trésorier ou sous son contrôle, des livres ou des logiciels de comptabilité dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés, tous les biens détenus par la Fondation et toutes ses dettes ou obligations, de même que toute autre transaction financière de la Fondation. Ces livres ou ces logiciels sont tenus au siège social de la Fondation ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration et sont ouverts en tout temps à l’examen du président ou du dit conseil.
8.3 – VÉRIFICATION
Les états financiers peuvent être vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l’assemblée générale. Aucun administrateur ou officier de l’organisme, ni aucune personne qui leur associée, ne peut être nommé vérificateur. Notons qu’un tel exercice demeure facultatif pour la Fondation.
8.4 – EFFETS BANCAIRES
a) L’argent perçu par contribution et don sert à assurer la réalisation de la mission de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est et à régler les dépenses encourues pour l’administration de la Fondation.
b) Tout paiement se fera par chèque ou par transaction électronique sécurisée.
c) Le conseil d’administration déterminera, par résolution, le montant d’argent qui sera versé annuellement à la SGCE.
d) Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Fondation sont signés par deux (2) d’au moins trois (3) personnes habilitées par le conseil d’administration, soit l’une de celles qui occupe le poste de la trésorerie, de la présidence et du secrétariat.
8.5 CONTRATS
Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation seront au préalable approuvés par le conseil d’administration lorsque la loi ou la charte l’exige et seront ensuite signés par les personnes mandatées du conseil, suivant résolution du conseil d’administration. Tous les contrats et autres documents portant ces deux (2) signatures engagent la Fondation sans autre formalité.
ARTICLE 9 – AUTRES DISPOSITIONS
9.1 – MODIFICATIONS AUX PRÉSENTS RÈGLEMENTS
Le conseil d’administration de la Fondation des Amis de la généalogie peut demander au conseil d’administration de la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui est en vigueur dès son adoption jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle de la SGCE, laquelle entérinera et à défaut d’entériner, le règlement ne sera pas abrogé ni modifié et les actions seront tout de même acceptées pour la bonne marche des opérations.
9.2 DISSOLUTION ET LIQUIDATION
La dissolution de la Fondation doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres présents, ayant droit de vote, lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de la Fondation, après paiement de tous les comptes à payer et l’acquittement de tous les passifs, sont dévolus, après la décision des membres prise en assemblée spéciale, à la Société de généalogie des Cantons-de-l’Est ou à tout autre organisme dans le même domaine. Tout terme employé dans ces règlements et désignant une personne doit être interprété tant au genre féminin qu’au genre masculin.
Révision : Présentation AGA : 31/03/2019. Présentation CA-FAG : 31/04/2019 (mis sur site 30 mars 2020)